Série "à l'université" - vaincre les tâches administratives

L’université est un monde particulier et rempli de nouveautés. Pour Camille,“la vie à la fac c’est super intéressant parce que tu découvres de nouvelles personnes, de nouveaux lieux, de nouveaux cours, un nouveau cadre… J’ai vraiment passé une année enrichissante même si c’était parfois fatiguant”.


Cependant, plus d’un étudiant sur deux ne passe pas en 2ème année. Pour les chercheurs Julia Schmitz et co (2010), les étudiants souffrent de 3 types de précarité : “économique (contrats précaires, travail alimentaire, faible rémunération, difficulté à régler les dépenses), sociale (vie sociale et familiale) et psychologique (épuisement, stress, stigmatisation)”.


Etudiants de l'université, nous avons rédigé une petite série d’articles qui pourront vous être utiles pour vaincre ces différents types de précarité. Nous c’est Maëlys Sur, étudiante en sciences de l’éducation, et Florine Niant, professeur dans l’enseignement supérieur et coach professionnelle certifiée 😊.



Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour faciliter vos démarches administratives, tâches et RDVs divers.


Eh oui, car université rime souvent avec tâches administratives laborieuses ! En effet, nous devons parfois faire face aux erreurs administratives (vous vous rendez compte de la taille de cette grosse machine qu’est l’université !!!), nous devons trouver LE fameux papier toujours manquant… Et nous devons aussi gérer notre frustration quand nous arrivons devant la porte du secrétariat et qu’il est fermé…



Tout ça est parfois très pénible et frustrant ! Mais dites-vous qu’apprendre à gérer ces tâches efficacement sera vraiment utile pour votre vie d’adulte, quand vous aurez un travail, peut-être un crédit immobilier, peut-être des enfants, voire même des proches dépendants !



Vous ne deviendrez probablement pas un champion de l’administratif du jour au lendemain. Mais voici les conseils que l’on peut vous donner pour vous faciliter la vie :


- Conseil n°1 - tenir une « to do list » pour l’administratif et les RDVs. Choisissez le format qui vous convient le mieux : certains préfèrent tenir un agenda, d’autres accrochent une feuille ou une ardoise sur leur frigo, d’autres préfèrent une app sur leur smartphone… L’important, c’est de bien tout consigner par écrit pour vous vider la tête... ça vous évitera de vous torturer en repensant régulièrement à toutes ces petites choses à faire. Penser aux tâches à effectuer peut même empêcher certaines personnes de dormir ! Si c’est votre cas, n’hésitez pas à placer un petit carnet et un stylo sur votre table de chevet pour écrire ce qui vous vient à l'esprit le soir ou la nuit.


- Conseil n°2 - découpez les tâches par étapes : si vous y réfléchissez bien, ce qui est demandé n’est pas si compliqué ! Il s’agit parfois simplement de découper les tâches en sous-tâches, de bien noter les documents à fournir, les dates… On vous promet que vous pouvez y arriver, surtout si vous évitez de vous y prendre à la dernière minute !


- Conseil n°3 - méfiez-vous des horaires : Si vous avez besoin de contacter le secrétariat de votre licence/discipline, préférez d’abord les e-mails. Si vous devez absolument vous déplacer, vérifiez bien les horaires d’ouverture sur le site de votre université. Il peut en effet y avoir des variations selon les jours et les événements.


- Conseil n°4 - en cas de galère administrative (ça arrive à tout le monde !), restez positif !!! Qu’est ce que cette expérience vous a permis d’apprendre sur vous ? Comment ferez vous la prochaine fois pour que les choses se passent mieux ? Exemple : je réalise que je ne suis pas patient et que je m’y prends trop à la dernière minute. La prochaine fois, j’emmènerai de quoi travailler ou me divertir pour ne pas tourner en rond dans la salle d’attente. Et je m’occuperai de ce dossier un mois avant la date limite pour tout boucler en avance.



Dans tous les cas, on compatit. Nous non plus on n’aime pas les tâches administratives. Par contre on prend un vrai plaisir à les rayer de notre to do list, et on espère qu’il en sera de même pour vous !



Maelys Sur et Florine Niant

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